Nosotros podemos establecer qué porcentaje de horas del día dedicamos a cada cosa, qué instrumento o técnica aplicamos para gestionar mejor nuestro tiempo etc., por ello es muy importante que las tareas que tenemos que hacer se basen en prioridades, no en orden de entrada u otros factores.
Cualquier tipo de proyecto o plan que llevemos a cabo va a desagregarse en un número muy amplio de tareas, desde aquellas que son más triviales hasta algunas de importancia capital para el proyecto. Por eso, es esencial que, cuando nos ponemos a planificar, lo hagamos en función de aquello que es realmente importante.
Para cualquier tipo de tarea que queramos planificar, hay que tener en cuenta dos factores fundamentales:
- Importancia: Aquellas tareas cuya realización nos proporcionará resultados satisfactorios, que nos ayudarán a cumplir nuestros objetivos.
- Urgencia: Tareas que requieren una realización inmediata, ser atendidas en el menor lapso de tiempo posible
Tarea
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Importancia
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Urgencia
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Tarea 1
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Alta – Media - Baja
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Alta – Media - Baja
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Tarea 2
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Alta – Media - Baja
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Alta – Media - Baja
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Tarea 3
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Alta – Media - Baja
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Alta – Media - Baja
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En función de cómo las hayamos categorizado, las colocamos en el siguiente cuadrante:
URGENTE
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NO URGENTE
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IMPORTANTE
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¡HAZLO YA!
CUADRANTE I
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¡PLANIFÍCALO!
CUADRANTE II
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NO IMPORTANTE
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¡DELÉGALO!
(SI PUEDES)
CUADRANTE III
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¡A LA BASURA!
CUADRANTE IV
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Para planificar tareas, se enuncian las siguientes recomendaciones:
- Efectúa una planificación con base semanal.
- Establece una lista de tareas que has de hacer esa semana para cumplir con tu plan o proyecto.
- Establece la importancia y la urgencia de cada tarea.
- Colócalas en el cuadrante.
- Actúa en consecuencia.
- Reflexiona al finalizar la semana sobre las tareas, naturaleza y cumplimiento.
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