En este primer paso, abordaremos las primeras 4Ds del Método 8D, los cuales nos ayudarán a la resolución de problemas y su solución en búsqueda de la mejora de procesos y aumentar nuestra productividad. Es necesario previamente que exista una cultura de la resolución de problemas en grupo, sin ella la implementación de procedimientos de este tipo es complicada.
Recordamos que no todo los problema requieren la aplicación del método 8D.
D0: Documentación de los síntomas del problema y de las acciones de contención urgentes.
La recopilación de síntomas del problema es necesaria con carácter previo antes de iniciar. Un síntoma puede parecer una causa del problema pero realmente es el signo de que existe un problema.
Los síntomas de problemas pueden hacerse evidentes a través de las siguientes vías (no exhaustivas) :
- Insatisfacción de los clientes por defectos de calidad, demora en las entregas o precios altos.
- Errores humanos detectados tanto voluntarios como involuntarios o de tipo técnico.
- Inadecuada definición de objetivos (inalcanzables, variables, mal conocidos).
- Gestión cortoplacista (a remolque de las circunstancias).
- Ausencia de buen clima social en la entidad.
Mediante el uso, por ejemplo, de las siguientes herramientas:
- Tormentas de ideas.
- Informes de incidencias.
- Memorias de actividad.
- Registros de reclamaciones, defectos, etc.
D1: Formación de un equipo de expertos que cubran todas las funciones.
El primer paso propiamente del método 8D consiste en la constitución de un equipo de expertos multidisciplinar, con un líder del equipo al frente, con el encargo de solucionar el problema. Para ello debe tener autoridad, recursos, tiempo y un procedimiento de trabajo para implementar las medidas correctivas necesarias.
La utilización de equipos o grupos de resolución de problemas es útil en los siguientes casos:
- No existe una urgencia absoluta para su resolución.
- Es un problema complejo.
- Existen varios procesos implicados lo cual conlleva que afecta a diversas personas.
- Es necesario recoger información diversa.
- Los intentos individuales de resolución han fracasado previamente.
- Las soluciones pueden ser diversas.
“Un problema bien definido es un problema medio resuelto”.
La actividad que debe abordar el equipo de trabajo es generar una descripción completa, clara, precisa y comprensiva de los distintos aspectos del problema. La descripción debe realizarse en términos cuantificables. La información necesaria para definir el problema se obtendrá de aquellas personas más directamente relacionadas con el mismo. Es decir, de informantes clave y el contacto con estos informantes debe realizarse en el lugar real donde surge el problema para ver lo que está sucediendo. En este momento no se ofrecen soluciones, la finalidad es acotar el problema.
Se pueden utilizar herramientas diversas para facilitar la definición del problema. Algunas son las siguientes:
- Cuadros de datos.
- Gráficos evolutivos.
- Histogramas
- Método Q.Q.D.C.C.P (en inglés 5W2H Analysis: What, Who, Where, How, When, Why, How much).
Esté método se basa en preguntas para analizar en profundidad el problema, sus causas y soluciones.
1/ ¿Qué?
- De qué se trata.
- Qué objetivos se buscan.
- Qué acciones deben realizarse.
- A qué procesos y fases afecta.
2/ ¿Quién?
- Quién está implicado.
- Dónde se produce.
- En qué etapa.
- Materiales.
- Equipos.
- Medios necesarios.
- Métodos.
- Cuándo se produce.
- Situaciones en las que se produce.
- Frecuencia.
- ¿Cuál es el alcance del problema?
- ¿Es relevante elegir ese problema?
- ¿Con qué otros interactúa el problema?
Es necesario cuantificar cada una de las respuestas para tener una referencia de costos vinculados a la producción, calidad, daños, seguridad, etcétera.
D3: Implementar y verificar una acción de contención provisional.
En este punto deben establecerse las medidas de contención o soluciones provisionales oportunas para mitigar el impacto del problema. Estas soluciones no son las definitivas, deben aprobarse por el equipo 8D y son documentadas para la facilitar la remoción. El equipo seguirá trabajando en las soluciones definitivas.
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